PPGKEMENAG.ID — Praktik fotokopi kartu tanda penduduk elektronik (e-KTP) masih jamak ditemui sebagai syarat administrasi di berbagai lembaga, meskipun telah ada larangan. Kondisi ini diakui oleh Direktur Jenderal (Dirjen) Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil (Dukcapil) Kementerian Dalam Negeri (Kemendagri) Teguh Setyabudi.

Teguh menjelaskan bahwa sejumlah alasan mendasari berlanjutnya persyaratan fotokopi e-KTP ini, padahal identitas digital tersebut dilengkapi cip yang seharusnya bisa dibaca dengan alat khusus.

Sistem Manual dan Arsip Fisik

Salah satu penyebab utama masih maraknya permintaan fotokopi e-KTP adalah karena sebagian besar lembaga pengguna masih mengandalkan sistem manual. Sistem ini secara inheren membutuhkan arsip fisik untuk keperluan administrasi mereka.

“Kenapa sekarang masih banyak difotokopi? Karena memang sebagian lembaga pengguna dalam proses administrasi masih menggunakan sistem yang sifatnya manual dan juga arsip fisik,” ujar Teguh kepada awak media, Kamis (7/5/2026).

Regulasi di Instansi

Selain itu, Teguh menyoroti bahwa banyak regulasi internal di berbagai instansi masih mensyaratkan penggunaan fotokopi e-KTP. Aturan-aturan internal ini, menurutnya, perlu dikaji ulang agar sejalan dengan perkembangan teknologi dan regulasi yang lebih tinggi.

Teguh menambahkan, belum banyak instansi yang terhubung dengan sistem verifikasi dan pemanfaatan data Dukcapil secara elektronik. Hal ini menjadi tantangan bersama untuk menciptakan ekosistem data yang terintegrasi.

“Upaya tersebut tentu saja adalah PR kita bersama, kerja bareng kita bersama, seluruh stakeholder yang terkait, berbagai kementerian lembaga, dan pastinya juga masyarakat juga memiliki peran yang sangat penting,” tegas Teguh.

Melanggar UU Pelindungan Data Pribadi

Padahal, tindakan memfotokopi e-KTP merupakan pelanggaran serius terhadap Undang-Undang Nomor 2007 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi (PDP). Penyimpanan fotokopi KTP berpotensi besar menimbulkan penyalahgunaan data pribadi, terutama jika tidak didukung oleh sistem pengamanan yang memadai.

Teguh kembali menekankan bahwa e-KTP dirancang untuk dibaca menggunakan alat khusus bernama card reader. Oleh karena itu, Kemendagri mengimbau seluruh lembaga pengguna untuk tidak lagi mensyaratkan fotokopi e-KTP.

“Mengajak lembaga-lembaga pengguna, apakah itu hotel, sekarang misalnya mas atau mbak ke hotel kan masih diminta fotokopi kan? Kenapa hotel nggak pakai card reader misalnya? Kenapa rumah sakit? Kenapa kemudian berbagai kantor juga tidak (pakai)? Gunakan card reader, gunakan alat pembaca,” tegas Teguh.

Larangan Berlaku Sejak 2013

Larangan untuk memfotokopi e-KTP bukanlah hal baru. Aturan ini telah berlaku sejak 2013, melalui Surat Edaran Mendagri Nomor 471.13/1826/SJ yang diterbitkan pada 11 April 2013.

Menteri Dalam Negeri (Mendagri) saat itu, Gamawan Fauzi, secara tegas menyatakan bahwa e-KTP tidak boleh difotokopi, diklip (stapler), atau diperlakukan salah untuk mencegah kerusakan data yang terkandung di dalamnya.

“Tidak boleh diklip (stapler) dan diperlakukan salah. Jangan difotokopi karena itu plastik, bisa rusak,” kata Gamawan usai penandatanganan nota kesepahaman dengan Bank Indonesia (BI) terkait penggunaan e-KTP, Senin (6/5/2013).

Edaran tersebut ditujukan kepada seluruh unit kerja pemerintah dan badan usaha, dengan tujuan melindungi data di setiap kartu penduduk. Sebagai pengganti fotokopi, instansi cukup mencatat Nomor Induk Kependudukan (NIK) dan nama lengkap warga yang bersangkutan.

Apabila masih terdapat unit kerja atau badan usaha yang memberikan pelayanan tersebut akan diberikan sanksi sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku karena sangat merugikan masyarakat khususnya pemilik e-KTP.

Cip di dalam kartu e-KTP dirancang untuk dibaca menggunakan alat pembaca atau card reader, yang wajib disiapkan oleh instansi pemerintah, pemerintah daerah, serta lembaga perbankan dan swasta.

Semua unit kerja/badan usaha yang memberikan pelayanan kepada masyarakat sudah memiliki card reader paling lambat akhir tahun 2013, dengan alasan KTP non-elektronik terhitung sejak 1 Januari 2014 tidak berlaku lagi.